海洲藥業(yè)的跨越式管理

——葫蘆島海洲藥業(yè)公司信息化應用故事

買軟件卻不知使用軟件為那般？

提到葫蘆島海洲藥業(yè)公司（以下簡稱“海洲藥業(yè)”），就不能不提及遼寧西部渤海之濱、環(huán)境優(yōu)美的旅游景區(qū)——興城市，海洲藥業(yè)公司就坐落在這里。

興城市臨海產(chǎn)業(yè)區(qū)建設的特色產(chǎn)業(yè)之一就是生物醫(yī)藥業(yè)。“生物科技是人類發(fā)展的第四次革命，生物醫(yī)藥也必將是未來世界發(fā)展的領軍產(chǎn)業(yè)。誰占到了這個先機，誰就掌握了未來20年乃至更長時間的發(fā)展的主動權。我們要充分發(fā)揮現(xiàn)有藥業(yè)的基礎，擴展產(chǎn)業(yè)鏈條，通過他們引進更多的醫(yī)藥企業(yè)。和中國知名高校的生物醫(yī)藥學院建立合作關系，承接高校科研項目產(chǎn)業(yè)化工程。建立中國最大的生物醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)基地。”這是興城市政府對這個產(chǎn)業(yè)前景的展望。在臨海產(chǎn)業(yè)區(qū)建設中占有重要地位的還有食品工業(yè)和房地產(chǎn)業(yè)。這三個產(chǎn)業(yè)構成了興城臨海產(chǎn)業(yè)區(qū)特色產(chǎn)業(yè)。

海洲藥業(yè)董事長鄢立春創(chuàng)業(yè)歷程可謂是包攬了興城市的特色產(chǎn)業(yè)。鄢立春董事長本著助力興城特色產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的使命，從房地產(chǎn)行業(yè)作起，后又在2003年注冊3000萬資本把原葫蘆島制藥二廠改制為民營企業(yè)，更名為現(xiàn)在的葫蘆島海洲藥業(yè)公司，目前已經(jīng)實現(xiàn)了第一期的擴建并成功收購了位于哈爾濱的泰格藥業(yè)。第二期工程已經(jīng)進軍食品行業(yè)—乳制品生產(chǎn)。

收購，擴建看似對一個成長中的企業(yè)順理成章的事情，作為身在企業(yè)中并參與到企業(yè)實際運營中的高層管理者來說卻不那么輕松，回想起當初只想把企業(yè)做大，做強的想法，如今一路走來，作為與葫蘆島海洲藥業(yè)公司一起經(jīng)歷改制，擴建，收購并參與到企業(yè)信息化建設和應用中的供應部朱麗萍部長回憶起當初企業(yè)應用財務管理軟件時頗有感慨：“早在2003年，公司領導經(jīng)朋友推薦在哈爾濱購買了用友軟件的財務模塊，當初買這個軟件的時候也知道這是個名牌軟件，聽說其他企業(yè)買了，我們也不能落后，很快也就買了。由于對財務管理軟件認識不深，當時企業(yè)的業(yè)務量不大，也不知道這個軟件能給企業(yè)帶來什么益處，應用軟件存在著種種顧慮，再加之沒有專業(yè)人員指導，并沒有啟用。”但是，收購就意味著企業(yè)的業(yè)務擴大，管理復雜度增加，尤其是如何把原來管理模式和不同秩序的兩個公司融為一體，成了擺在剛剛從國企管理業(yè)務模式中走出來的葫蘆島海洲藥業(yè)公司領導班子面前的一件頭等大事。首先要解決的就是規(guī)范財務統(tǒng)一核算的問題。業(yè)務的擴大，往來業(yè)務的增多，興城本部對哈爾濱財務業(yè)務的管理都成了收購當初急待解決的我問題。財務部幾個會計人員忙得不易樂乎，尤其是月末結算的時候更是手忙腳亂，加班加點已成了家常便飯，尤其會計人員都是女同志，家里照顧不了，核算工作業(yè)務量又很大，財務人員整天陷入了為了核算而核算的圈子里，就連財務部長也忙于核算，無暇顧及公司的財務管理工作。

但是，由于當時財務管理軟件在興城這樣的縣區(qū)仍不是所有人都可以完全接受的管理方式，況且對軟件如何能管理財務核算還不了解，在海洲藥業(yè)公司也沒有一人有過應用軟件的經(jīng)歷，使用軟件究竟為那般？成了海洲藥業(yè)使用軟件初期的一大顧慮。

嘗試，邁出信息化第一步

盡管財務軟件的應用對于海洲藥業(yè)公司財務人員來說從未接觸過，也擔心短期內(nèi)對軟件不熟悉，是否會在本來繁雜的財務核算業(yè)務中增加工作負擔。軟件應用陷入了進與退的矛盾之中。但是，財務部長田部長的一番話帶給了財務人員從核算圈子解脫出來的希望，也從此改變了葫蘆島海洲藥業(yè)公司財務的管理模式，為葫蘆島海洲藥業(yè)公司走上信息化管理道路開啟了一條通路。她說“既然買了軟件，那么我們就來試一下，軟件的應用到底能不能給我們財務工作帶來便捷，讓事實來說話吧…。”就在這個時候，葫蘆島理正軟件主動表示愿意幫助海洲藥業(yè)完成財務系統(tǒng)的啟用工作，特派一名實施顧問來到海洲藥業(yè)公司來幫助海洲藥業(yè)進行軟件的培訓和實施工作。

在啟用財務軟件初期，葫蘆島理正軟件的孟輝顧問幫助海洲藥業(yè)公司將財務軟件進行安裝并詳細講解，幫助海洲財務人員更深入的了解用友軟件在財務管理中的作用及對企業(yè)的幫助并結合海洲藥業(yè)財務管理的實際業(yè)務要求，使財務管理不僅順應企業(yè)的業(yè)務發(fā)展的需要，同時也把財務管理流程進行規(guī)范。在沒使用用友T6軟件之前，每到一個月的中旬，海洲藥業(yè)公司財務部長就要往返于遼寧和黑龍江之間以達到兩個公司財務核算的統(tǒng)一，這樣一來，財務部長一個月的時間有半個月都忙于財務的核算，翻帳本，也無法對異地的業(yè)務進行管控，只能通過最后的票據(jù)進行財務核算對賬，對業(yè)務無從追溯，財務對業(yè)務的過程控制成了一句空談。這樣也使得企業(yè)的管理成本大大增加，就連往返于兩地的費用每月就要多支出近萬元，更不用說付出的人力成本了。經(jīng)過一個月的運行，同時也是海洲藥業(yè)公司一個會計期間的實踐應用，不僅節(jié)省了兩個公司財務核算的時間，節(jié)省了溝通協(xié)調(diào)的成本。同時，軟件的應用使財務核算工作變得井然有序，整個財務部門人員的精神面貌和以前也有明顯的不同，使財務人員也從層層疊疊的財務報表中解脫出來。這標志著用友T6系統(tǒng)財務管理在海洲藥業(yè)公司財務部門成功啟用，也正是用友T6的使用，讓海洲藥業(yè)在信息化道路上邁出了第一步。

管理突圍，效益顯現(xiàn)

用友T6財務軟件在海洲藥業(yè)的應用，不僅消除了海洲藥業(yè)當初應用軟件的顧慮，更重要的是增強了海洲藥業(yè)運用信息化管理手段帶動企業(yè)管理向更高的臺階邁進的信心。對于新收購的哈爾濱泰格藥業(yè)，曾經(jīng)在哈爾濱當?shù)匾簿哂幸欢ǖ挠绊懥?，也具有自己一套業(yè)務管理模式。重新被海洲藥業(yè)公司收購后，新購公司將和海洲藥業(yè)公司在市場影響力上形成有力的相互補充作用。而對新收購公司的業(yè)務管理工作也提到了海洲藥業(yè)公司日程上來。如何將兩個原本獨立的公司管理體系融為一體，在財務統(tǒng)一核算的基礎上，將兩個公司的科目、業(yè)務往來管理、采購、銷售和倉庫及成本核算業(yè)務進行統(tǒng)一標準并時時監(jiān)管，將資金運作與產(chǎn)、供、銷體系打通，以便于日后進行匯總、分析成了海洲藥業(yè)信息化管理下一步將要解決的重中之重。

對于像海洲藥業(yè)這樣的醫(yī)藥行業(yè)來說，其最大的特點是原材料品種多，出入庫頻繁，庫存商品種類多，規(guī)格多，供應商多，客戶及經(jīng)銷商多，而針對不同的客戶和經(jīng)銷商，反點，易貨等業(yè)務模式也不盡相同，并且對于醫(yī)藥行業(yè)對原料與產(chǎn)品保質(zhì)期、質(zhì)量管理、生產(chǎn)批次管理增加了管理業(yè)務的復雜度。對于海洲藥業(yè)的采購或銷售業(yè)務統(tǒng)計匯總也很復雜，財務人員核算需要重新對業(yè)務單據(jù)進行整理、進行業(yè)務分類才能夠核算出業(yè)務報表，手工狀態(tài)下不可避免的會出現(xiàn)遺漏和錯誤，并且上報提交時間滯后，給企業(yè)經(jīng)營決策帶來很大的障礙。僅僅是時間的問題就令處在黑龍江和遼寧兩省的工作人員與管理層頭疼不已。通過用友T6軟件的應用，對多品種多批量的庫存收、發(fā)進行批次管理，并且?guī)齑娴氖瞻l(fā)按照規(guī)范的流程進行，使庫存不僅準確，而且可以按照業(yè)務進行追溯，也降低了材料損失與管理難度，使企業(yè)財務與業(yè)務能夠統(tǒng)一協(xié)同，統(tǒng)一規(guī)劃管理。

作為企業(yè)的財務部長，田部長深知企業(yè)資金是企業(yè)的命脈，提高資金周轉(zhuǎn)對企業(yè)發(fā)展致關重要。而用友T6采購，銷售，庫存，存貨核算等業(yè)務系統(tǒng)的應用，對企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)起到很好的促進作用。一方面，不僅對企業(yè)的存貨收支和往來賬目更加清晰并且對于人為不好管控的銷售業(yè)務來說也能按照銷售員，部門和產(chǎn)品明細進行多緯度的管理。另一方面，使企業(yè)的財務管理人員能夠監(jiān)控業(yè)務的過程并且從繁雜的財務核算中解脫出來，更多的參與到企業(yè)的管理中，及時了解往來賬款。企業(yè)的庫存下降了20%，資金周轉(zhuǎn)加快了近一倍。

目前，用友T6軟件在海洲藥業(yè)得到了良好的應用也給海洲藥業(yè)領導班子借助信息化管理手段實現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略增強了信心?，F(xiàn)在海洲藥業(yè)公司將乳制品作為公司發(fā)展的又一新的目標，已經(jīng)納入了公司的二期擴建項目，正在興城建設之中。田部長表示，未來的乳制品廠也將使用T6企業(yè)管理軟件，這是海洲藥業(yè)公司繼借助信息化管理軟件完成黑遼的跨越管理之后對未來企業(yè)信息化更高的期許。期待葫蘆島海洲藥業(yè)借著信息化管理的航船駛向更加美好的明天。