穿越大洋的信息一體化管理

作為專門做工程類采購項目的外貿(mào)公司，庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司，企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制，貨運跟蹤困難。企業(yè)管理者將如何尋找最佳的信息化管理方式，讓企業(yè)實現(xiàn)精細化管理呢？

作為中啟天恒（北京）國際貿(mào)易有限公司（以下簡稱中啟天恒）掌門人，總經(jīng)理龔總每天都在想如何更好地管理公司資源，讓分布在國內(nèi)外的兩家公司高效創(chuàng)造出更大價值。

但同時作為專門做工程類采購項目的外貿(mào)公司，庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司，企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制，貨運跟蹤困難。更重要的是，在大數(shù)據(jù)時代，銷售分析時間長，人工成本大，更讓企業(yè)苦惱不已。

這些時刻存在的棘手問題一直困擾著龔總，他也在不斷尋求一種最佳的方式讓企業(yè)實現(xiàn)精細化管理。如今，這種局面由于暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺的上線運行，讓中啟天恒有了“質(zhì)”的飛躍。

自今年4月中啟天恒購買安裝暢捷通T+11.32產(chǎn)品以來，僅運行3個月，采購比價功能就為公司節(jié)省了大量比價時間。接訂單之前，訂單的毛利情況就能預(yù)估，接單率響應(yīng)時間提升了10%。從今年7月起，中啟天恒將軟件升級到T+11.5版本，次月不僅庫存資金占用比去年同期下降30%，發(fā)貨準(zhǔn)確率提高99%，而且業(yè)務(wù)員銷售、回款以及提成計算時間從原來的1星期縮短到2天?，F(xiàn)在，中啟天恒已經(jīng)決定使用T+移動端應(yīng)用，讓辦公隨處可見。

“逼”出來的一體化管理

上線暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺，可以說是被“逼”出來的。        

中啟天恒主營的業(yè)務(wù)是為大洋洲客戶提供除水泥鋼筋之外所有與建筑相關(guān)的物資，但同時所有物資都必須在中國境內(nèi)進行采購。可以說，采購的物資種類成千上萬種，科目繁雜。

從目前市場規(guī)模來看，除國企外，中啟天恒在外貿(mào)行業(yè)中的出口類公司里算是國內(nèi)站在第一梯隊中規(guī)模最大的。由于工程物資對外貿(mào)易行業(yè)的特殊性，不斷壯大的中啟天恒面臨眾多管理問題。

而眾多的問題中，庫房和存貨眾多成為眾多問題的癥結(jié)。異地倉庫想追求零庫存，但是多個倉庫分布在多個國家和地區(qū)，非常分散，國內(nèi)1個周轉(zhuǎn)倉庫，國外1個或多個物資配送倉庫，部分項目是直接配送到客戶現(xiàn)場倉庫。而且存貨品種多，國內(nèi)外叫法不一，很多產(chǎn)品規(guī)格相似，時有發(fā)錯貨的現(xiàn)象發(fā)生，無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。國內(nèi)和海外各有一家公司，無形中造成了企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制。由于領(lǐng)導(dǎo)國內(nèi)外兩地飛，無法及時掌握采購、庫存等信息，審批時間長。不僅如此，異地還造成了貨運跟蹤困難。集裝箱和貨運單號是貨物到達港口裝箱后進行紙質(zhì)傳遞，業(yè)務(wù)員往往對物流跟蹤困難，無法及時了解裝單號和貨運物流號，經(jīng)常造成貨物漏發(fā)、錯貨等問題，嚴重影響企業(yè)信譽。

升級管理手段，建立與中啟天恒發(fā)展相匹配的財務(wù)管理，已勢在必行。4月，暢捷通合作伙伴，同樣也是暢捷服務(wù)聯(lián)盟5S成員的北京中達天創(chuàng)信息技術(shù)有限公司（以下簡稱：中達天創(chuàng)）進行實施部署，暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺在中啟天恒運轉(zhuǎn)起來了。龔總這樣評價道T+云時代企業(yè)運營平臺項目實施，“現(xiàn)在，企業(yè)的所有經(jīng)營情況都在暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺內(nèi)體現(xiàn)，不但幫助我們提高了發(fā)貨準(zhǔn)確率、統(tǒng)計速度、及時性，而且提高了員工的執(zhí)行力，串聯(lián)企業(yè)員工每個環(huán)節(jié)。”

抓重點問題通力擊破

信息化作為一種有效的管理手段，在企業(yè)早已不是什么新鮮事，關(guān)鍵是如何充分利用技術(shù)工具，真正為管理服務(wù)，讓人從繁雜無效的勞動中解放出來。這是企業(yè)深化信息化管理改革必然要回答的問題。

在項目實施初期，中啟天恒向中達天創(chuàng)暢捷通T+實施人員提出他們所關(guān)心的問題及疑慮：涉及實施目標(biāo)的確定，實施的范圍與策略的劃分，實施效益的衡量等等。實施中會有哪些風(fēng)險，如何進行有效防范，實施過程會不會對業(yè)務(wù)造成沖擊，這些問題也被一一列在了清單上。總之，要保證公司的需求得到充分考慮。

于是，中達天創(chuàng)暢捷通T+實施團隊在項目啟動階段，緊緊抓住中啟天恒最關(guān)心的掌握準(zhǔn)確庫存、海外對賬和銷售分析、銷售訂單可跟蹤、領(lǐng)導(dǎo)實時查看運營情況四大切實需求，為中啟天恒一一制定了解決方案?？少F的是，在系統(tǒng)化切換階段就把數(shù)據(jù)提前做好備份，使用已有的數(shù)據(jù)，小范圍地進行測試，測試權(quán)限、流程的設(shè)置，以保證數(shù)據(jù)、權(quán)限、參數(shù)的準(zhǔn)確性。

中達天創(chuàng)暢捷通T+實施人員深知，項目的實際操作者是中啟天恒的員工，做為實施者的一項重要工作是“教學(xué)生”，布置與檢查作業(yè)，通過培訓(xùn)及上機演練，檢查流程是否通暢，基礎(chǔ)檔案信息是否正確，與此同時，老板的工作是監(jiān)督“學(xué)生”完成作業(yè)，作好工作。只有把這些“學(xué)生”教好，項目實施才能真正完成。

隨著暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺的逐步上線，中啟天恒迎來了一場翻天覆地的變化。

從碎片化到一體化

通過暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺，讓企業(yè)業(yè)務(wù)流程得到統(tǒng)一規(guī)范，帶來的直接效應(yīng)是消除了管理上的“碎片”現(xiàn)象。面對同一類業(yè)務(wù)，可供不同部門、不同人員選擇的，只有一種流程、一個模子。

面對庫房分散、掌握庫存情況難度大的頭疼事，如今在中啟天恒，包括公司庫房的備貨庫存有多少，采購后直接運到港口的有多少貨，已抵達國外的配送倉庫有多少貨，都可以在國內(nèi)辦公室直接查詢。暢捷通T+實施團隊提出的解決辦法是，通過B/S架構(gòu)數(shù)據(jù)平臺，把公司庫和直接運到各個港口的貨數(shù)量，以及所有庫存集中到一個平臺上，讓老板一目了然就可以看到和查詢庫房的分布和狀態(tài)。

同時，由于客戶公司存貨品種多，很多產(chǎn)品規(guī)格相似，又受國外與國內(nèi)對物品稱呼習(xí)慣的影響，發(fā)錯貨的現(xiàn)象時有發(fā)生，這就無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。對此，實施團隊通過T+系統(tǒng)建立了標(biāo)準(zhǔn)的存貨檔案。一個商品對應(yīng)一個編碼并且支持一個編碼下定義別名。采購時所有單據(jù)從與國外合同的銷售訂單直接生成采購單，庫房根據(jù)銷售出庫單為備貨辦理出庫，以避免錯貨，目前正確率達到了99%。

在大數(shù)據(jù)時代，財務(wù)原來手工賬下很難計算出的數(shù)據(jù)報告在T+云時代企業(yè)運營平臺上也得到迎刃而解。

比如，實施團隊通過將中啟天恒目前多個海外客戶項目進行分類，針對每一個客戶都有對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)員負責(zé)，這樣就可以按級別、按客戶明細、按業(yè)務(wù)員查看客戶的銷售和回款情況。業(yè)務(wù)員針對每個項目的銷售業(yè)績和回款，一張報表就能顯示出來，只需要乘以相對應(yīng)的提成比率，銷售提成就能輕松計算出來。

又如，由于客戶貨物采購后有一部分直接運到港口裝集裝箱。手工時，集裝箱和貨運單號在裝箱后由港口貨運人員紙質(zhì)傳遞，業(yè)務(wù)員對物流跟蹤比較難，無法及時了解裝單號和貨運物流號。暢捷通T+實施團隊通過T+軟件庫存管理模塊，出庫單上的信息可以根據(jù)公司需要自定義，這樣可以把貨運單號和集裝箱號在庫存單上填上，業(yè)務(wù)員在辦公室就可以及時看到，進行物流跟蹤。

也許不會有人想到，現(xiàn)在中啟天恒領(lǐng)導(dǎo)不管身處何地，都可通過移動終端及時掌握采購、庫存等信息。通過暢捷通T+移動應(yīng)用，只要打開手機就可以隨時查看到國內(nèi)外所有公司運營情況和收款情況、業(yè)務(wù)員采購執(zhí)行情況，并且實現(xiàn)了掌上審批，隨時審批采購訂單、銷售訂單、進貨單、銷貨單、收款單和付款單等單據(jù)。

中啟天恒的龔總在回顧項目實施時這樣描述說：“這次與暢捷通的合作所取得的成績不單是在T+云時代企業(yè)運營平臺上，伴隨實施過程演進，企業(yè)內(nèi)部也加深了對流程的認識程度，使業(yè)務(wù)流程的參與者了解每一個環(huán)節(jié)的目的和價值，同時幫助中啟天恒帶出了一支隊伍，這支隊伍既了解暢捷通T+云時代企業(yè)運營平臺知識，又掌握項目管理與實施的方法。”