憬之紙品靠?jī)?yōu)化流程降成本

— 信息化應(yīng)用故事

08年初冬，萬(wàn)物蕭條，上海憬之紙制品有限公司（以下簡(jiǎn)稱“憬之”）的車(chē)間里卻呈現(xiàn)出一派繁忙的景象。在眾多同行接單不暢之時(shí)，憬之順利地拿到了國(guó)際一線洋酒品牌的春節(jié)系列禮盒合同，一口氣接了近700多萬(wàn)的洋酒包裝禮盒訂單。兼管生產(chǎn)的于副廠長(zhǎng)站在車(chē)間的生產(chǎn)線邊，長(zhǎng)出了一口氣：“當(dāng)時(shí)我們的壓力非常大，密度板價(jià)格2，3天就變動(dòng)一次，根本無(wú)法確定，2700元一噸的紙，最高時(shí)能翻番漲到4000元，而且必須要現(xiàn)金提貨。我們的大客戶都是國(guó)際知名企業(yè)，他們對(duì)產(chǎn)品整體要求很高，稍有疏忽，訂單轉(zhuǎn)瞬即逝。”

憬之主要從事高檔產(chǎn)品禮盒的研發(fā)、設(shè)計(jì)、印刷、制作，客戶多為國(guó)際知名的高端企業(yè)。眾多的品牌客戶對(duì)禮盒款式、產(chǎn)品質(zhì)量、交期要求都非常高，財(cái)務(wù)部吳經(jīng)理回憶到：“去年我們接了一個(gè)瑞士手表包裝盒的單子，當(dāng)時(shí)我們正在和深圳一家同行工廠合作，把主要的工藝流程放在深圳那邊做。有一次瑞士的老板親自飛來(lái)看盒子的確認(rèn)狀況，生產(chǎn)、組裝甚至庫(kù)房全部要看到，如果他找到任何可能影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨進(jìn)度的因素，單子就泡湯了。”有了那次的經(jīng)歷，憬之在業(yè)務(wù)流程上加大了各部門(mén)間統(tǒng)一的協(xié)調(diào)管理，戰(zhàn)勝了各路對(duì)手，拿到了700多萬(wàn)的春節(jié)禮盒訂單。

陣痛引發(fā)改變

憬之創(chuàng)建于2003年，當(dāng)時(shí)汪總經(jīng)理從深圳來(lái)到上海從事這個(gè)行業(yè)，他的目的很明確，走高端，做奢侈品和行業(yè)最頂端的東西。初到上海的時(shí)候，各方面條件都不盡如人意，在其他同行的幫助和自己的努力下，企業(yè)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，生產(chǎn)水平取得了很大的提升，越來(lái)越接近于業(yè)內(nèi)公認(rèn)的廣東和深圳的水平。

“我們的客戶都是層次比較高的國(guó)際廠商，前端銷售層次很高，但是內(nèi)部的生產(chǎn)管理水平與之并不匹配。”財(cái)務(wù)吳經(jīng)理說(shuō)到。企業(yè)品牌越做越響，業(yè)務(wù)量激增，像保樂(lè)力加（中國(guó)）、歐萊雅（中國(guó)）、Hennessy（中國(guó)）這樣的國(guó)際企業(yè)集團(tuán)都紛紛與憬之合作。

憬之在接單以后，按照客戶的訂制要求進(jìn)行包裝盒的生產(chǎn)，完工后，成品包裝盒被發(fā)送到客戶指定的生產(chǎn)工廠，在工廠里再進(jìn)行客戶產(chǎn)品的裝盒工作。這樣一來(lái)，銷售在簽訂合同的時(shí)候，面對(duì)的是一家客戶，但是發(fā)貨的時(shí)候面對(duì)的是這家客戶下面數(shù)量繁多的工廠。這種特殊的模式，給憬之的銷售服務(wù)、財(cái)務(wù)處理方面都帶了不同的問(wèn)題。隨著業(yè)務(wù)的深入開(kāi)展，信息反饋的盲點(diǎn)、斷點(diǎn)現(xiàn)象增多，每次前方銷售員奮力搶下的訂單，卻不知道什么時(shí)候才能真正給客戶交貨，每天都有客人詢問(wèn)訂單進(jìn)程，客戶滿意度一直沒(méi)有全新的突破；發(fā)貨面對(duì)眾多生產(chǎn)工廠，工廠名稱不同，財(cái)務(wù)開(kāi)發(fā)票付錢(qián)都是不同的名稱，導(dǎo)致對(duì)賬困難。內(nèi)部集成化信息系統(tǒng)的缺乏，在企業(yè)成立幾年后成為了嚴(yán)重制約企業(yè)擴(kuò)展的瓶頸。而欲專心、專注于提供奢侈品包裝的整體方案，勵(lì)志成為世界一流品牌的俱樂(lè)部的憬之，一定要有一個(gè)強(qiáng)健無(wú)比的內(nèi)部骨架，才能實(shí)現(xiàn)這美好的企業(yè)愿景。

現(xiàn)實(shí)與夢(mèng)想間的落差，逼迫著憬之走到了業(yè)務(wù)流程梳理的路口。但他們還是謹(jǐn)慎地考慮了很長(zhǎng)時(shí)間，2007年最終決定借助信息化工具---用友T6對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理。

摸索驗(yàn)證找辦法

憬之的產(chǎn)品達(dá)到了幾百種，絕大多數(shù)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期都在2到3個(gè)月。有的時(shí)候生產(chǎn)某些產(chǎn)品時(shí)，因?yàn)槿绷蠒?huì)在生產(chǎn)上造成損耗，影響出貨期。憬之項(xiàng)目組的成員發(fā)現(xiàn)，有些東西在手工模式下是人力無(wú)法左右的，職能部門(mén)間經(jīng)常出現(xiàn)互相推脫責(zé)任的現(xiàn)象也就不能避免了。舉例來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人員拿到的也許是一兩天前的庫(kù)存信息，而根據(jù)這個(gè)庫(kù)存信息做出的采購(gòu)計(jì)劃很顯然是不準(zhǔn)確的。不只是采購(gòu)環(huán)節(jié)，企業(yè)的銷售、庫(kù)房和生產(chǎn)各個(gè)信息節(jié)點(diǎn)反饋上來(lái)的數(shù)據(jù)都不是實(shí)時(shí)的。這樣，在各環(huán)節(jié)信息脫節(jié)，數(shù)據(jù)不及時(shí)共享的情形下想做好管理決策，就顯得非常不易了。

經(jīng)過(guò)反復(fù)的摸索、驗(yàn)證，憬之找到了影響出貨期的最主要原因---信息不共享。整個(gè)企業(yè)各環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)信息在手工模式下無(wú)法順利、及時(shí)的傳遞，信息鏈條因?yàn)闆](méi)有傳遞的途徑就此斷開(kāi)了。進(jìn)一步分析后，項(xiàng)目組成員豁然開(kāi)朗，他們找到了問(wèn)題的關(guān)鍵所在：由于記賬時(shí)間不同步，銷售以開(kāi)發(fā)貨單為記賬時(shí)間，倉(cāng)儲(chǔ)以實(shí)際出庫(kù)為記賬時(shí)間，而財(cái)務(wù)以做賬的時(shí)間為依據(jù)。時(shí)間一長(zhǎng)，不同步的數(shù)據(jù)信息傳遞到各部門(mén)，導(dǎo)致部門(mén)記賬依據(jù)不同。倉(cāng)庫(kù)、銷售、財(cái)務(wù)相互對(duì)賬不順暢也就在所難免了。

于是，財(cái)務(wù)部吳經(jīng)理和各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人坐下來(lái)一起探討信息不共享在軟件中的解決辦法：從生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃做起，對(duì)企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流包括采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性的梳理。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)：每家客戶對(duì)其產(chǎn)品的要求都是非常高的，他們需要的包裝盒產(chǎn)品在外觀上看來(lái)，不能出現(xiàn)哪怕是很細(xì)微的劃痕。由于一些紙制的包裝盒外表很嬌嫩，稍不留意就會(huì)在搬運(yùn)存儲(chǔ)過(guò)程中產(chǎn)生劃痕，為了公司的信譽(yù)，憬之就會(huì)對(duì)這些有劃痕的產(chǎn)品進(jìn)行處理，重新生產(chǎn)。重新生產(chǎn)需要原料的供應(yīng)，憬之就在做計(jì)劃上加大力度，從源頭進(jìn)行控制。利用用友T6系統(tǒng)的MRP運(yùn)算，根據(jù)動(dòng)態(tài)庫(kù)存清晰的確定采購(gòu)和生產(chǎn)計(jì)劃。通過(guò)MRP計(jì)算，可以按照各個(gè)產(chǎn)品所需要的原料進(jìn)行精確計(jì)算，原比常規(guī)的對(duì)所有原料的整體規(guī)劃要有效益。計(jì)劃帶動(dòng)了物流，物流帶動(dòng)了資金流，根據(jù)業(yè)務(wù)處理流程對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的單據(jù)進(jìn)行了管理，最終做到了整個(gè)企業(yè)信息的同步共享。

主管生產(chǎn)的于副廠長(zhǎng)說(shuō)：“我們?cè)谠o材料的領(lǐng)用上盡量控制消耗，根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度表，控制生產(chǎn)進(jìn)程，扼殺住了隨意領(lǐng)料現(xiàn)象。在交期內(nèi)，客戶一定能按照合同約定拿到自己的產(chǎn)品，客戶滿意度有了很大提升。”經(jīng)過(guò)一年多的努力，憬之逐漸摸索出了一套符合自己業(yè)務(wù)特點(diǎn)的信息化應(yīng)用模式，財(cái)務(wù)吳經(jīng)理充滿信心地說(shuō)：“現(xiàn)在我們倉(cāng)庫(kù)有2百萬(wàn)的庫(kù)存，我有信心將庫(kù)存直降5萬(wàn)！”

憬之通過(guò)應(yīng)用信息化工具看到了顯著的成果：各個(gè)部門(mén)間信息得到了共享，拿到手里的數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)的，這對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)疑是向前邁了重要的一步。