百福機械：信息化延伸讓管理隨需應(yīng)變

行業(yè): 機械制造

常熟市位于江蘇省東南部長江三角洲經(jīng)濟發(fā)達(dá)地區(qū), 擁有５０００多家服裝服飾企業(yè)，年產(chǎn)值６００多億元，常熟市百福機械有限公司（以下簡稱“百福機械”）就是這其中的一個。

常熟市百福機械有限公司是新興的縫紉機械制造企業(yè)，主要生產(chǎn)工業(yè)縫紉機零件，臺板機架、多功能折衣機、多功能磨剪刀機、鋼帶裁布機、裝紐機等系列產(chǎn)品，也是中國縫紉機械協(xié)會的成員企業(yè)。百福機械的業(yè)務(wù)80%出口，主要是歐美國家，近幾年生意并未因外貿(mào)市場的不景氣而減少，反而業(yè)務(wù)越來越多，規(guī)模也在擴大。

涉水T3信息化管理，精細(xì)化財務(wù)管理獲成果

對于像百福機械這樣的民營企業(yè)，管理基礎(chǔ)是比較薄弱，管理要提升，首先是管理者要有公司長遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃和管理意識。作為財務(wù)出身的百福機械的陳副總，就有著企業(yè)經(jīng)營管理者超前的管理意識，相對來說是比較超前先進(jìn)和積極快速，尤其在沿?？焖侔l(fā)展的競爭環(huán)境中，企業(yè)管理者具備超前管理意識是民營企業(yè)快速發(fā)展起來的重要因素之一，常熟市百福機械有限公司陳副總，財務(wù)管理出身的他，就是這樣的一位。

作為職業(yè)財務(wù)管理人，常熟市百福機械有限公司陳副總認(rèn)為，“小企業(yè)應(yīng)該盡量用先進(jìn)的管理手段，先進(jìn)的企業(yè)信息化管理。幫助企業(yè)降低成本，降低生產(chǎn)力成本，降低產(chǎn)品成本，現(xiàn)在靠的就是管理，信息化就是提高管理的一種手段，信息化對于企業(yè)是必須的”。

早在07年，面臨企業(yè)手工傳統(tǒng)方式帶來的諸多管理問題，陳副總十分果斷的決定必須采用現(xiàn)代信息化手段管理改變現(xiàn)狀。于是，親自出馬，利用T3幫助企業(yè)解決了一些列管理問題。

百福機械的庫存物料大概有上千種，成本核算工作一直是財務(wù)工作的重點，但企業(yè)一共2個財務(wù)人員，1個出納，1個主辦會計，在手工做成本核算條件下，陳副總看在眼里、急在心里，沒有辦法做好、做細(xì)，因為工作量實在太大，每月25日結(jié)賬，就是因為許多數(shù)據(jù)出不來，大家都要集體連續(xù)加班，倉庫人員必須把手頭的工作停下來，一心一意整天做報表，還容易發(fā)生錯誤，送到財務(wù)后再返工到下面?zhèn)}庫核查，財務(wù)整體核算工作都被影響延后，工作量極大，數(shù)據(jù)不及時和失真性，企業(yè)只能粗放模式管理。

通過T3企業(yè)管理軟件的應(yīng)用，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的對存貨進(jìn)行了分類和建立了詳細(xì)檔案，系統(tǒng)通過業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化管理，自動核算存貨成本，解放了人力與精力，管理更加精細(xì)。

升級T+,管理更輕松

信息化管理的應(yīng)用的確使得企業(yè)有了新的管理面貌，財務(wù)更能精細(xì)的管理公司的各項業(yè)務(wù)，但是隨著業(yè)務(wù)的開展和企業(yè)規(guī)模的擴展，出口業(yè)務(wù)占據(jù)了企業(yè)業(yè)務(wù)的半壁江山還多，

客戶的需求也是靈活多變，既要求規(guī)范同時，又要求處理高效靈活。一些問題的出現(xiàn)也使得作為企業(yè)管理決策人之一的陳副總措手不及。服裝機械行業(yè)比較特殊，縫紉機臺板型號很多，位置、尺寸有一點變化就是一個型號，企業(yè)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，以前經(jīng)常是采購人員要跑到市里采購，剛采購回來，車間又發(fā)現(xiàn)少了其他東西，就往返的車程和時間都是一種費用，采購對繁多的存貨無法有計劃的滿足生產(chǎn)供應(yīng)；同時生產(chǎn)消耗原料浪費現(xiàn)象也有發(fā)生，在部分原材料進(jìn)口、價格上漲的情況下，直接帶來產(chǎn)品成本加大，利潤變薄的問題；如縫紉機臺板需要的貼塑面，單位成本比較高，易損壞，損壞的生產(chǎn)工人會隨手扔掉，其實是可以進(jìn)沙光機重新磨掉、粘貼，在傳統(tǒng)管理方式下很難監(jiān)控，到底進(jìn)了多少張貼塑面，做了多少張成品板，漏洞問題是現(xiàn)實存在的。

銷售人員將客戶的信息存在手機或筆記本里，客戶信息有不同方式的遺漏，報價時間長、報價缺乏成本、利潤考慮，在與客戶對賬結(jié)算時，開票、發(fā)貨情況不清晰，有時還有丟失發(fā)貨單現(xiàn)象?？蛻魤馁~風(fēng)險較大，也較多，銷售管理隨意性大，漏洞多，給企業(yè)帶來重大的損失和潛在風(fēng)險。

所有這些不僅需要一個有經(jīng)驗的會計來管理，更需要管理系統(tǒng)的升級。企業(yè)坐落在小鎮(zhèn)上，鎮(zhèn)上招不到好的主辦會計，若招城里的，人家感覺又太遠(yuǎn)，給得薪水也達(dá)不到所需要的，所以，只能是聘任兼職會計。

作為主管公司業(yè)務(wù)的陳副總，擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任重大。面臨企業(yè)發(fā)展中的出現(xiàn)的問題，陳副總說：“作為企業(yè)的管理者，角色也多種多樣。有時，既是生產(chǎn)管理者，有時，又是業(yè)務(wù)員，有時，又是討債員，可以說是走到哪，都要辦公到哪?。?！”一句平常的話道出了一個企業(yè)管理的責(zé)任以及企業(yè)發(fā)展管理升級的迫切要求。

能否讓會計不用長途奔波，不在廠區(qū)也能夠做賬？有沒有這樣的系統(tǒng)和工具，讓管理者能夠隨時了解業(yè)務(wù)進(jìn)展？無論身在何處，身為什么角色都可以辦公呢？

2011年，了解到T+新型互聯(lián)網(wǎng)管理軟件，陳副總再次提出把T3企業(yè)管理軟件升級到T+。經(jīng)過幾年的應(yīng)用，T+給企業(yè)的管理帶來了很多的便利，同時，也證明當(dāng)初陳副總的正確決策。

在財務(wù)管理層面，財務(wù)人員青睞于其能通過網(wǎng)絡(luò)登錄、做賬。隨時可以登錄系統(tǒng)，及時核對和統(tǒng)計應(yīng)收賬款并結(jié)算。陳副總也可以隨時登錄系統(tǒng)了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展和企業(yè)的經(jīng)營狀況，降低了賒銷風(fēng)險，由于及時跟進(jìn)與對賬，降低10%應(yīng)收賬款，減少壞賬，為公司發(fā)展提供了充足的現(xiàn)金流。在業(yè)務(wù)層面，在銷售交易時，按客戶信用期和信用額度進(jìn)行控制，同時快速提供每個客戶、每種商品的10次歷史交易價格，避免壞賬風(fēng)險和報價失誤，提供發(fā)貨和發(fā)票的勾兌，方便了解開票、發(fā)貨和出庫全面情況，便于財務(wù)對銷售業(yè)務(wù)管控。

常熟市百福機械有限公司80％以上是對外出口，針對許多材料通過加工組裝外銷業(yè)務(wù)，通過物料清單（BOM）制定相關(guān)物料配比組成，再用組裝單整批處理，自動完成所屬物料出入庫，讓業(yè)務(wù)處理更加簡捷、方便，同時數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確。

暢捷通T+在百福機械的應(yīng)用再次印證了陳副總的那句話：“企業(yè)現(xiàn)在靠的就是管理，信息化就是提高管理的一種手段，信息化對于企業(yè)是必須的”。