番禺維力的成本控制之道

——廣州番禺維力的信息化應(yīng)用故事

廣州番禺，以“山青水秀，人杰地靈”的蓮花山而遠近聞名。廣州番禺維力集團(以下簡稱“維力集團”)就坐落于此。維力集團成立于1998年，是主要從事泌尿系統(tǒng)產(chǎn)品、呼吸麻醉系統(tǒng)產(chǎn)品和其他系列醫(yī)療產(chǎn)品的開發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)及銷售和服務(wù)的企業(yè)。

十年磨一劍

維力集團自1998年以來，十年的發(fā)展，從最初的20幾人的小工廠，發(fā)展到今天擁有員工1300余人的集團化的公司，成為國內(nèi)較大的醫(yī)用導(dǎo)管制造商，其產(chǎn)品的80％通過設(shè)立在上海的銷售公司遠銷歐盟、美國等諸多國家地區(qū)。在同行業(yè)中率先通過了ISO 9002質(zhì)量體系國際認(rèn)證及歐盟的CE認(rèn)證, 并于2002年產(chǎn)品通過美國FDA認(rèn)證，在日益激烈的市場競爭中走出一條規(guī)范化管理的信息化發(fā)展之路。

信息不暢管控受阻

像所有快速發(fā)展的企業(yè)一樣，廣州番禺維力集團的發(fā)展也不是一番風(fēng)順的。近兩年來，正當(dāng)企業(yè)以高質(zhì)量、高科技含量產(chǎn)品開拓國際市場的時候，企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)了一系列問題。財務(wù)核算與業(yè)務(wù)核算分開，盡管財務(wù)已經(jīng)使用軟件進行管理，但是企業(yè)中的采購，倉庫出入庫和銷售業(yè)務(wù)依然采取手工模式，企業(yè)中采購、銷售和倉庫業(yè)務(wù)各自為政，材料編碼重復(fù)。財務(wù)對原材料、半成本的出、入庫核算，依然是按照業(yè)務(wù)部門出具的手工單據(jù)來手工核算，給財務(wù)核算帶來很大的難度和工作量，重復(fù)、遺漏時有發(fā)生。財務(wù)也無法對企業(yè)的業(yè)務(wù)進行監(jiān)控，尤其對于占企業(yè)產(chǎn)品成本60%的原材料成本的控制更是無從下手，無法及時掌握材料的成本及波動。對于采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程缺乏控制，供應(yīng)商管理停留在手工模式并且集中在采購部門管理，沒有透明化，價格的比對信息沒辦法獲取，采購成本過程控制缺乏依據(jù)和制約。財務(wù)與業(yè)務(wù)信息不共享，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息拖延，采購訂貨后對到貨信息的掌控不及時。財務(wù)付款與采購業(yè)務(wù)脫節(jié)，財務(wù)對資金的預(yù)算和流向，業(yè)務(wù)不順暢，增加業(yè)務(wù)成本投入。隨著企業(yè)的高速發(fā)展，歐盟、美國業(yè)務(wù)量的增大及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的增多，在加上采購的關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分散在庫房、質(zhì)檢等部門，不能及時共享，如價格、交貨期、質(zhì)量等，造成財務(wù)不能全面、準(zhǔn)確的分析業(yè)務(wù)信息。同時，采購訂貨與到貨、質(zhì)檢、入庫、結(jié)算各關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)不能緊密協(xié)作，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)缺乏控制，致使資金支出無法做出準(zhǔn)確預(yù)測和提前預(yù)警。

銷售業(yè)務(wù)缺乏控制，客戶的增多，手工模式下使財務(wù)對應(yīng)收款管理只能進行粗礦的管理，不能對每家客戶進行賬齡分析，財務(wù)對賬不清楚，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)和不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

敢于投入效果不凡

對于醫(yī)療器械加工企業(yè)，企業(yè)在產(chǎn)品同質(zhì)化并且競爭激烈的市場中要想占有自己的一席之地，必須要有效控制成本，而重要是控制成本過程而非結(jié)果，財務(wù)不能只單純對業(yè)務(wù)進行核算，而更應(yīng)利用信息化的管理手段實現(xiàn)財務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)管，尤其對成本控制的源頭---原材料采購的成本控制，才能更大的擴大產(chǎn)品的利潤空間，讓利于更多的消費終端，提升企業(yè)國際化的市場競爭力。

作為廣州番禺維力集團財務(wù)總監(jiān)，余總監(jiān)深知企業(yè)面臨這些問題對企業(yè)未來發(fā)展和長期戰(zhàn)略的達成的不利影響。2008年年底，金融危機席卷珠三角，給處在風(fēng)頂浪尖上以出口為主的制造企業(yè)以不小的打擊，大部分企業(yè)畏懼投入、為了生存而焦慮的時候，余總監(jiān)毅然決定在這個時候利用用友T6企業(yè)管理軟件把企業(yè)的財務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接起來，讓企業(yè)業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)信息化。在談到當(dāng)初企業(yè)在經(jīng)濟危機時他所作的決定時，余總監(jiān)顯得很坦然。如今T6企業(yè)管理軟件已經(jīng)在企業(yè)成功上線，企業(yè)各個部門的業(yè)務(wù)管理流程也走入了正軌，企業(yè)各個職能部門都是按照系統(tǒng)的規(guī)范流程進行業(yè)務(wù)操作，秩序井然。當(dāng)問及使用T6企業(yè)管理軟件的感受時，在工作中一向嚴(yán)肅認(rèn)真的余總監(jiān)娓娓道來：“我們使用用友T6的采購管理、庫存管理、核算管理及銷售管理與我們之前的用友T6財務(wù)管理進行業(yè)務(wù)銜接，實現(xiàn)了財務(wù)對業(yè)務(wù)的控制，尤其是財務(wù)對采購業(yè)務(wù)能夠進行跟蹤，對于整個采購業(yè)務(wù)從采購入庫到付款、結(jié)算都能進行控制，在財務(wù)管理中的應(yīng)付系統(tǒng)能夠提供付款預(yù)警，使資金流有很好的流向指引。通過價格體系的建立，制定采購價格的審批流程在系統(tǒng)中實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程控制。財務(wù)能夠時實查詢業(yè)務(wù)的信息并能及時調(diào)整成本結(jié)構(gòu)，有效控制對企業(yè)成本影響最大的環(huán)節(jié)，對規(guī)范我們企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程規(guī)范是有很大幫助的。”

企業(yè)在進行成本控制時應(yīng)從兩個方面著手。一方面是尋源，另一方面是節(jié)流。而這兩方面又是相輔相成，互為表里。所謂尋源就是企業(yè)要了解每一分錢是花到了什么地方、是與哪個供應(yīng)商合作的，歷史交易情況是怎樣的，每種購買的材料動態(tài)成本波動如何等等。控制成本一定要從企業(yè)的采購業(yè)務(wù)源頭抓起，規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，明確企業(yè)的采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵管控點，對于采購業(yè)務(wù)是企業(yè)資金流出的重要環(huán)節(jié)，也是成本過程控制最主要的部分。財務(wù)對業(yè)務(wù)的管控實現(xiàn)以流程方式串聯(lián)部門業(yè)務(wù)關(guān)系，同步更新業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)信息，把企業(yè)采購部門、倉庫、質(zhì)檢、財務(wù)連接成一個整體，使采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與采購訂單相對應(yīng)并及時反饋到采購部門。企業(yè)采購環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管控是成本控制尋源之本。采購業(yè)務(wù)是企業(yè)資金流出的重要環(huán)節(jié)，也是成本過程控制最主要的部分。對于企業(yè)采購管理要以建立完善的供應(yīng)商檔案為基礎(chǔ)，建立供應(yīng)商存貨對照和價格對照，以規(guī)范采購價格和存貨在各供應(yīng)商間的配額，進行供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時情況分析、供應(yīng)商交貨質(zhì)量分析，為采購決策提供科學(xué)依據(jù)。

另外方面，在廣州番禺維力集團銷售管理業(yè)務(wù)中，通過應(yīng)收款管理系統(tǒng)的應(yīng)用，財務(wù)對銷售業(yè)務(wù)的管控，應(yīng)收款的賬期縮短了15天，減少了企業(yè)資金的占用，提高了企業(yè)資金回籠的速度。正像財務(wù)總監(jiān)所說的那樣“減少15天的資金占用，對于我們企業(yè)來說是個很可觀的數(shù)據(jù)！”

當(dāng)更多的企業(yè)在當(dāng)前經(jīng)濟危機下正為企業(yè)生存而擔(dān)憂的時候，廣州番禺維力集團正在享受企業(yè)管理軟件給企業(yè)帶來的規(guī)范的管理流程秩序以及財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化信息管控給企業(yè)經(jīng)營決策帶來的發(fā)展契機，朝著企業(yè)集團化的戰(zhàn)略目標(biāo)穩(wěn)步前行，全公司上上下下一條心，正在籌備上市，開始廣州番禺維力集團新的里程與發(fā)展。